El TPV RapidPay por dentro: así funciona la caja principal

En corto: la caja principal del TPV RapidPay es el centro del sistema: vende, cobra, imprime, cierra el día y firma cada operación según VeriFactu o TicketBAI. Funciona en local —cobra aunque se caiga internet— y el resto de piezas del ecosistema cuelgan de ella.

Todo lo demás que contamos en este blog —el comandero, el kiosco, el monitor de cocina, la carta QR— se conecta a esta caja. Por eso conviene empezar por aquí: si la caja está bien montada, el resto es cuestión de encender el aparato.

Qué hace exactamente el TPV RapidPay

• Venta rápida por botones grandes, con grupos y subgrupos de productos, favoritos y búsqueda por nombre, barcode o PLU.
• Mesas y salones: plano de mesas por salón, unir y dividir cuentas, cambiar de mesa, invitar (gift) y cobrar por partes.
• Cobros en efectivo, tarjeta, mixto, vale, tarjeta regalo o pago aplazado, con el datáfono integrado para que el importe no se teclee dos veces.
• Tickets y facturas: ticket normal, factura simplificada, factura completa con datos del cliente y ticket digital por correo.
• Cierre de caja y Z: arqueo, entradas y salidas de efectivo, motivo de la retirada y el Z del día con su desglose de impuestos.
• Catálogo: productos, modificadores, ingredientes y extras, precios por sala, menús, ofertas y descuentos con permiso.
• Personal: 44 permisos distintos, para que quien no deba anular una venta no pueda anularla.
• Idiomas: 13 idiomas en la interfaz, útil cuando el equipo de sala no comparte el mismo.

Cómo se ve un servicio normal

1. Abres la caja con el fondo del cajón y el sistema deja constancia de esa entrada.
2. Vendes: en barra por venta rápida, en sala por mesa, o por comandero si el camarero está fuera.
3. Los platos que van a cocina salen en el monitor de cocina o en la impresora de cocina, por estaciones.
4. Cobras. Si es tarjeta, el importe va solo al datáfono; si es mixto, el sistema reparte y cuadra.
5. Cierras: arqueo, Z del día, y los datos suben al BackOffice para que puedas mirarlos desde casa.

Cumplimiento fiscal: VeriFactu y TicketBAI

Este es el punto que no se puede improvisar. Al configurar la caja eliges la Administración ante la que tributas y se activa el módulo que te toca: VeriFactu si tributas ante la Agencia Tributaria estatal, TicketBAI si lo haces ante una Hacienda Foral del País Vasco. En los dos casos el sistema:

• genera un registro por cada ticket, encadenado con el anterior mediante su huella;
• imprime el QR en el ticket;
• impide borrar una venta: los errores se corrigen con una rectificativa;
• guarda un registro de eventos con quién hizo qué y cuándo;
• y sigue funcionando sin conexión, enviando lo pendiente cuando vuelve la línea.

Si quieres el detalle, están explicados en VeriFactu, en TicketBAI y en el artículo sobre cómo comprobar que tu TPV cumple.

¿En qué sistemas funciona?

• Windows 10 y 11 — instalación clásica en TPV táctil o PC; es la versión con más periféricos soportados (cajón, balanza, recicladores de efectivo).
• Android 8 o superior — terminales todo-en-uno tipo SUNMI o iMIN, con impresora integrada.
• iPadOS y iOS — iPad como caja o como segundo puesto de cobro.
• macOS — Mac o iMac de mostrador, para quien ya trabaja con Apple.
• Navegador — no para vender, pero sí para la parte web del ecosistema: BackOffice, carta QR y monitor de cocina.

Con qué se combina

• Hostelería: comandero, cocina, reservas y carta QR.
• Comercio: stock, códigos de barras y etiquetas.
• Belleza: agenda y cita online.
• Y encima de todo, el BackOffice para verlo desde fuera del local.

Preguntas frecuentes

¿Funciona sin internet?

Sí. La caja trabaja contra una base de datos local: vende, cobra e imprime aunque se caiga la línea, y sincroniza en cuanto vuelve.

¿Puedo tener varias cajas en el mismo local?

Sí, con el módulo de caja adicional: catálogo compartido, informes centralizados y un solo Z para todas.

¿Sirve mi impresora actual?

Casi siempre, si es una impresora de tickets de 80 mm estándar. Dinos el modelo y te lo confirmamos antes de que compres nada.

Información general, no asesoramiento fiscal. El calendario de VeriFactu ha cambiado varias veces: confirma tu caso con tu asesor o con la Administración que te corresponda.