En corto: el software homologado no existe como sello oficial en España. Lo que la norma exige es una declaración responsable del fabricante: un documento en el que certifica que esa versión del software cumple el reglamento. Si tu proveedor no te la puede enseñar, no tienes con qué demostrar que cumples.

«¿Vuestro TPV está homologado?» es la pregunta que más nos hacen desde que se habla de VeriFactu. La respuesta honesta incomoda un poco: homologar no es el verbo que usa la norma, y quien te promete un sello oficial te está vendiendo algo que no existe.

Qué significa «software homologado» en la norma

El reglamento de los sistemas informáticos de facturación no crea un registro de programas aprobados ni una lista oficial en la que buscar el tuyo. Lo que hace es fijar unos requisitos técnicos y obligar al fabricante a declarar, bajo su responsabilidad, que su producto los cumple. Ese documento es la declaración responsable, y es lo que se enseña en una comprobación.

Dicho de otro modo: la responsabilidad de que el programa cumpla es del fabricante; la de usar un programa que cumpla, tuya.

Qué tiene que hacer el software para poder declararlo

Registro de facturación por cada factura o ticket, generado en el mismo momento de la emisión.
Huella o «hash» encadenada: cada registro incorpora la huella del anterior, de forma que borrar o cambiar uno rompe la cadena.
Firma electrónica de los registros, salvo en la modalidad de remisión inmediata a la Agencia Tributaria.
Código QR en la factura o ticket, y la mención correspondiente cuando el sistema remite los registros.
Registro de eventos: quién hizo qué y cuándo, incluidas las anomalías.
Integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de todo lo emitido: nada se borra, los errores se corrigen con una factura rectificativa.

Cómo comprobarlo en seis pasos

Pide la declaración responsable por escrito. Un PDF con el nombre del fabricante, el del producto y la versión concreta que tienes instalada. Si te mandan un folleto comercial, no es eso.
Comprueba que la versión coincide con la que aparece en tu caja. Una declaración de la versión 3 no cubre la versión 2 que sigue en el mostrador.
Emite un ticket de prueba y míralo. Tiene que salir el QR, y la mención prevista cuando el sistema remita los registros a la Agencia Tributaria.
Intenta borrar una venta. El programa debe impedirlo y ofrecerte una rectificativa. Si te deja borrar sin rastro, ya sabes la respuesta.
Pide ver el registro de eventos. Debe existir, ser legible y no depender de que alguien lo active.
Pregunta qué pasa sin internet y quién paga las actualizaciones cuando la norma cambie. La respuesta te dice más del proveedor que cualquier folleto.

Señales de alarma

«Ya estamos homologados por Hacienda»: no existe tal homologación.
Un certificado sin número de versión, o con una versión que no es la tuya.
El cumplimiento cuesta aparte y aparece en la factura como un extra sorpresa.
La caja necesita internet para poder cobrar.
El fabricante está fuera de la UE y no tienes a quién reclamar por escrito.

¿Y si tributas en el País Vasco?

Entonces el sistema no es VeriFactu sino TicketBAI, con firma y envío a la Diputación foral, y en Bizkaia además dentro de BATUZ. Lo contamos en TicketBAI o VeriFactu: cuál te toca y en nuestra página de TicketBAI.

Cómo lo resolvemos en RapidPay

El cumplimiento fiscal es un módulo del propio sistema, no un añadido de terceros: al configurar la caja eliges la Administración ante la que tributas y se activa VeriFactu o TicketBAI según corresponda. Trabaja en local, así que si se cae la conexión sigues cobrando y los registros se envían al volver la línea. Si quieres la documentación de la versión que tienes instalada, pídenosla desde contacto; las condiciones y el precio del módulo están en planes y precios.

Preguntas frecuentes

¿Hay una lista oficial de programas homologados?

No. Hay requisitos y una declaración responsable del fabricante. Desconfía de quien te enseñe un sello.

¿Me sirve la declaración de mi proveedor de hace dos años?

Solo si cubre la versión que usas hoy. Cada versión relevante debe estar amparada.

¿El hardware tiene que estar certificado?

No. El cumplimiento está en el software de facturación; la impresora o el terminal no se homologan.

Este artículo es información general, no asesoramiento fiscal. El calendario de VeriFactu ha cambiado varias veces desde su publicación: confirma tu caso concreto con tu asesor o con la Administración que te corresponda antes de tomar decisiones.

Foto de portada: Dimitri Karastelev (Unsplash).